Если в сделке участвуют иностранные организации, приложите документы валютного контроля и таможенные декларации. Убедитесь, что переводы всех документов, составленных не на английском языке, заверены нотариусом, если это требуется местными финансовыми органами.
Приложите форму платежного требования на официальном бланке с мокрыми подписями уполномоченных лиц. Только цифровые форматы часто недостаточны, если они не подтверждены сертифицированными средствами электронной подписи, соответствующими внутренним правилам.
Какие документы требуются для обработки бухгалтерских платежей?
Предоставьте утвержденный счет-фактуру, содержащий уникальный номер, дату выставления, данные о поставщике и четкую разбивку предоставленных услуг или товаров. В счете должна быть указана общая сумма к оплате, валюта и применимые налоговые ставки.
Приложите подписанный контракт или заказ на поставку, соответствующий сумме счета и содержащий согласованные условия, включая график платежей, объем работ и контактные лица обеих сторон.
Дополнительные документы, которые необходимо включить
Предоставьте подтверждение доставки или отчет о завершении услуг, особенно если речь идет о материальных товарах или услугах на основе проекта. Это гарантирует, что обязательства были выполнены до осуществления платежа.
Если имела место предоплата, приложите квитанцию или подтверждение от поставщика, подтверждающее получение средств. Для международных операций добавьте подтверждающие документы, такие как таможенные декларации, накладные или листы пересчета валют.
Внутренние авторизации
Убедитесь, что к заявке на утверждение расходов приложена форма утверждения расходов или подтверждение отдела, подтверждающее внутреннее согласие. Для правильной классификации расходов в финансовой системе может также потребоваться распределение по центрам затрат.Требования к счетам-фактурам для утверждения платежейПредставляйте четко оформленные счета-фактуры, содержащие все обязательные идентификаторы, чтобы избежать задержек в обработке.Обязательные поляНомер счета-фактуры — должен быть уникальным и последовательным
Дата выпуска — отображается в формате ГГГГ-ММ-ДДЮридическое название поставщика, адрес и идентификационный номер налогоплательщикаПлатежная информация компании-получателя, включая полное юридическое лицоОписание товаров или услуг — включая количество, цену за единицу и общую суммуРазбивка применимых налогов — укажите ставку и общую сумму налогаИспользуемая валюта — в соответствии с условиями контракта
Условия оплаты — срок оплаты, дата оплаты и согласованный способ оплатыДополнительные сведенияСсылка на заказ на поставку, если имеетсяНомер контракта или соглашения, связанного с транзакциейРеквизиты банковского счета — IBAN, SWIFT/BIC для международных платежейСчета-фактуры, в которых отсутствуют какие-либо обязательные элементы, могут быть возвращены без обработки, что приведет к задержке расчетов. Перед отправкой убедитесь в точности и полноте информации.Как отправить форму запроса на оплату
Заполните форму запроса на оплату, используя последнюю утвержденную версию шаблона, предоставленную финансовым отделом. Убедитесь, что все поля заполнены точно, включая название поставщика, цель расходов и общую сумму запроса.
Приложите сопроводительные материалы, такие как контракты, подтверждения выполнения услуг или квитанции о покупке. Каждое приложение должно содержать четкую ссылку на номер запроса или код проекта, если применимо.Получите подписи утверждения от назначенного руководителя отдела или менеджера проекта. Цифровые подписи допускаются, если они поданы через внутреннюю систему документооборота компании.Отправьте заполненный пакет документов по авторизованному каналу — через внутренний финансовый портал или непосредственно на указанный адрес электронной почты бухгалтерской службы, в зависимости от внутреннего протокола.
Сохраните копию отправленной формы и подтверждение получения, чтобы отслеживать статус обработки и отвечать на возможные запросы.Подтверждающие контракты и соглашения для оплатыОтправьте подписанный контракт или соглашение с указанием объема услуг, условий доставки, цены и графика оплаты. Он должен содержать подписи уполномоченных представителей обеих сторон и указывать точный срок оказания услуг или завершения доставки.